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Videokonferenz-Software

 

Kommunikation per Video

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Online-Zusammenarbeit. Während Besprechungen zuvor in vollgestopften Sitzungssälen stattfanden, konnten Unternehmen dank der Technologie ihre Webkonferenzanrufe und Besprechungen an jeden Ort ihrer Mitarbeiter weiterleiten. Dies ist besonders hilfreich für entfernte oder verteilte Teams, die möglicherweise nicht immer am selben Ort arbeiten. 

Die meisten Videokonferenzprogramme zielen darauf ab, ein grundlegendes Problem zu lösen: Wie können Benutzer schnell und einfach eine Verbindung herstellen, um sich online zu treffen, zu teilen und zusammenzuarbeiten? Von dort aus können Plattformen eine Vielzahl von Funktionen einführen, die jedoch alle auf der gleichen Grundfunktionalität basieren. 

Mit der Videokonferenzsoftware können Benutzer Videokonferenzen schnell planen oder starten, Benutzer einladen, Kalendereinladungen versenden und Online-Besprechungen in Echtzeit verwalten. Einige Plattformen sind für einen einfachen Video-Chat-Stil konzipiert, während andere erweiterte Funktionen wie die Möglichkeit bieten, auf dem Bildschirm zu zeichnen und zusammenzuarbeiten, Dateien für Teilnehmer freizugeben und sogar die Fernsteuerung der Geräte anderer Benutzer zu übernehmen. 

Es gibt eine weitere Gruppe von Videokonferenzsoftware, die durch das Angebot einer vollständigen Konferenzlösung noch einen Schritt weiter geht. Unternehmen können nicht nur Videokonferenzen hosten und verwalten, sondern einige Plattformen ermöglichen auch die vollständige Verwaltung von Telefonsystemen, einschließlich der Bereitstellung lokaler oder gebührenfreier Nummern, Voicemail-Unterstützung, Anrufweiterleitung und mehr. 

Aufgrund dieser Vielzahl von Funktionen, die von den verschiedenen Anbietern angeboten werden, gibt es auch eine große Preisspanne für die Produkte. Letztendlich müssen Unternehmen ihr Budget und ihre Bedürfnisse für eine Konferenzsoftware abwägen, bevor sie eine Verpflichtung eingehen.

Warum brauchst du sie?

Die meisten Unternehmen wenden sich an Videokonferenzsoftware, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre aktuellen Besprechungs- und Konferenzfunktionen nicht den modernen Standards entsprechen. Wenn die Mitarbeiter mobiler werden und regelmäßig von zu Hause aus oder in mehreren kleineren Büros anstatt in großen Büros arbeiten, wird es viel schwieriger, herkömmliche persönliche Besprechungen abzuhalten.

Die Mitarbeiter müssen jedoch weiterhin engagiert und in laufende Projekte eingebunden werden. Unternehmen können diese Herausforderung mithilfe von Technologie meistern. Die andere Überlegung betrifft die Kostenseite. Herkömmliche Telefonsysteme können erhebliche Kosten verursachen, und die angebotenen Kommunikationsfunktionen sind grundlegend. Für Unternehmen, die eine höhere Leistungsfähigkeit bei gleichzeitiger Reduzierung des Kommunikationsbudgets wünschen, sind Videoanrufe und Software für Audiokonferenzen möglicherweise die beste Lösung. 

Es gibt auch einen wachsenden Trend, dass Unternehmen mehr mobile Geräte einsetzen. Die Zeiten, in denen nur ein Desktop-Computer und ein Tischtelefon verwendet wurden, sind schnell vorbei. Heutzutage müssen Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter mit jedem Gerät verbunden werden können, das sie verwenden möchten, egal ob es sich um einen Laptop, ein Smartphone oder ein Tablet handelt. Die meisten Webkonferenzprogramme ermöglichen diese Art der unverbundenen Kommunikation. 

Benutzer müssen Meetings nicht länger verpassen, nur weil sie auf einen Flug warteten oder von zu Hause aus arbeiteten. Selbst wenn Benutzer nicht an der Videokonferenz teilnehmen können, können auf vielen Plattformen Besprechungen aufgezeichnet und geteilt werden. Sie müssen keine wichtigen Kundenbesuche mehr ablehnen oder Netzwerkereignisse überspringen, nur weil eine Besprechung geplant ist. Wenn Sie Videokonferenzsoftware von einer Sache abbringen möchten, können diese Lösungen es immer mobileren und agileren Arbeitskräften ermöglichen, diese Denkweise fortzusetzen.

Wenn du sie brauchst

Jedes Unternehmen, das seine Kommunikationsrechnung mit Verachtung betrachtet, wird Videokonferenzsoftware als potenzielle Lösung für seine Kommunikationsprobleme in Betracht ziehen wollen. Unternehmen, die eine Richtlinie für Remotearbeit anwenden, oder verteilte Unternehmen, in denen Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können Videokonferenzdienste auch als Lösung für die Herausforderung betrachten, das Team trotz unterschiedlicher Arbeitsorte zusammenzubringen. 

Diese Lösungen könnten auch für Unternehmen geeignet sein, die der Meinung sind, dass herkömmliche Telefonkonferenzen nicht die gewünschte Erfahrung liefern. Möglicherweise scheinen Mitarbeiter nicht an Telefonkonferenzen beteiligt zu sein, oder es ist schwierig, zusammenzuarbeiten. Videokonferenzsoftware durchbricht diese Mauern und erleichtert es Unternehmen, aus jeder Besprechung und jedem Anruf das Beste herauszuholen. Hier einige Anzeichen, die ein Unternehmen in Erwägung ziehen sollte, sich mit Videokonferenzsoftware zu befassen:

  • Es wird immer schwieriger, Mitarbeiter für ein traditionelles persönliches Meeting zusammenzubringen
  • Mitarbeiter verwenden mobile Geräte häufiger für die Geschäftskommunikation
  • Regelmäßige Besprechungen oder Kooperationen mit externen Partnern oder Unternehmen
  • Bestehende Kommunikationskosten steigen ohne Serviceverbesserungen
  • Das Unternehmen nimmt eine entfernte Belegschaft auf
  • Benutzer möchten eine bessere interne Kommunikation über Telefon und E-Mail hinaus.

So wählen Sie die beste Videokonferenzsoftware aus

Videokonferenzplattformen bieten eine Reihe grundlegender Funktionen, nämlich Videokonferenzen. Von dort aus fügen viele Plattformen jedoch zusätzliche Funktionen hinzu, um die Funktionalität zu verbessern, bestimmte demografische Merkmale zu ermitteln oder mehrere Dienste innerhalb eines Unternehmens zu ersetzen. Für Entscheidungsträger in einem Unternehmen kann die Auswahl einer Videokonferenzlösung auf den ersten Blick eine Herausforderung sein. 

Es gibt so viele Qualitätsoptionen von namhaften Unternehmen. Bevor Unternehmen eine Entscheidung treffen, sollten sie einige Kernbedürfnisse identifizieren, um ihren Kaufprozess zu steuern. Hier sind einige Fragen, die Unternehmen stellen können, wenn sie mit der Suche beginnen:

  • Wie viele Benutzer verwalten Besprechungen?
  • Wie viele Teilnehmer werden zu den Treffen erwartet?
  • Ist ein vollständiges Kommunikationsmanagement einschließlich herkömmlicher
  • Telefonsysteme erforderlich?
  • Welche Funktionen für die Zusammenarbeit werden benötigt?
  • Gibt es Software von Drittanbietern (E-Mail, CRM usw.), die unterstützt werden sollte?

Dies sind nur ein paar Fragen, die Sie bei der Prüfung der zahlreichen verfügbaren Optionen unterstützen können.

Eigenschaften

Videokonferenz-Tools beginnen an derselben Stelle: Sie liefern Videokonferenzen an Benutzer. Von dort aus können die Meeting-Teilnehmer grundlegende Lösungen finden, die auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit abzielen, während es auch fortgeschrittenere Lösungen mit zahlreichen Funktionen geben kann. Bestimmte Plattformen zielen darauf ab, alle Kommunikationsanforderungen eines Unternehmens an einem Ort zusammenzuführen, indem auch Telefonsysteme, Internet-Fax, Voicemail und Anrufweiterleitung verwaltet werden. 

Andere Plattformen sind möglicherweise für Kundendienstunternehmen konzipiert, die eine einfache Steuerung und Anzeige des Geräts eines Benutzers ermöglichen. Unabhängig von den Anforderungen des Unternehmens wird es mit ziemlicher Sicherheit eine Lösung geben, die alle in der Checkliste aufgeführten Bereiche anspricht.

Preisgestaltung

Aufgrund der Vielzahl der Funktionen, die zwischen diesen Plattformen angeboten werden, gibt es auch eine Vielzahl von Preisen. Einige Plattformen sind kostenlos und werden mit optionalen Add-Ons unterstützt. Während diese Plattformen begrenzt sein mögen, könnten sie wirtschaftliche Lösungen für kleine Unternehmen sein. Es gibt eine Vielzahl von Videokonferenzsystemen, die zu allen Preisen erhältlich sind. 

Die eigentliche Frage, die Unternehmen stellen müssen, bevor sie über die Preisgestaltung nachdenken, ist, ob das Produkt ihren Anforderungen entspricht oder nicht. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass viele dieser Plattformen Unternehmen dabei helfen können, Kosten in anderen Bereichen zu senken.

Benutzerfreundlichkeit

Meetings sollten einfach sein. Also, sollte Software treffen. Ein traditionelles Meeting besteht darin, einen Sitzungssaal zu betreten und sich hinzusetzen. Daher sollte eine Webkonferenz für Benutzer genauso einfach sein. Noch wichtiger ist, dass Veranstalter von Besprechungen den Teilnehmern keine schlechte Erfahrung bieten möchten, indem sie mit der Benutzeroberfläche kämpfen oder die Teilnahme an der Besprechung erschweren. 

Die meisten Video-Chat-Plattformen beheben dieses Problem. Einige Plattformen erlauben sogar das Ein-Klick-Einrichten von Besprechungen, bei denen andere Benutzer automatisch angewählt werden, um sie hinzuzufügen. Die Benutzerfreundlichkeit sollte bei der Betrachtung von Videokonferenzsoftware im Vordergrund stehen. Die Besprechung und der Inhalt der Besprechung sollten im Vordergrund stehen und nicht mit Technologie zu kämpfen haben.

Kundendienst

Natürlich kann Technologie Schluckauf haben. Vor allem für neue Benutzer kann es von Vorteil sein, im Falle einer Herausforderung einen hochwertigen Kundensupport zur Verfügung zu haben. Grundsätzlich sollten alle Webkonferenz-Tools über eine Wissensdatenbank verfügen, die die Benutzer durchsuchen können. Die meisten kostenpflichtigen Angebote bieten auch Live-Kundensupport per Telefon, E-Mail oder Chat. 

Einige Plattformen gehen mit einem dedizierten Kundendienstmanager und 1-zu-1-Onboarding für neue Benutzer noch einen Schritt weiter. Normalerweise sind diese Kundensupportfunktionen nur in Top-Level-Paketen für Unternehmen verfügbar, sie können jedoch ein wichtiges Verkaufsmerkmal für Unternehmen sein, die ihre erste Videokonferenz sofort starten möchten.